Jugendarbeit wird über das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) aus Steuergeldern gefördert, dies gilt auch für internationale Begegnungen. Über die Mitgliedschaft im Deutschen Bundesjugendringe (DBJR) erhält auch der VCP diese Zuschüsse. Richtlinien und Fördersätze sind im Kinder- und Jugendplan des Bundes (KJP) zusammengefasst.
Hier findet ihr eine Zusammenfassung der wesentlichen Regeln und Bedingungen für Zuschüsse zu Internationalen Begegnungen.
Je nach Herkunftsland der Partner, werden die Mittel von verschiedenen Mittelverwaltern bearbeitet und verteilt. Hier ist besonders darauf zu achten, dass je nach Mittelverwalter unterschiedliche Fristen, Förderhöhen und –bedingungen gelten können.
Bei den jeweiligen Mittelverwaltern werden diese Bundesmittel von der VCP-Bundeszentrale beantragt. Bundesmittel können von einzelnen Maßnahmenträgern nicht direkt beantragt werden, hierfür gibt es die sogenannten Zentralstellen, für den VCP ist die Bundeszentrale eine solche. Alle Gruppen des VCP die eine internationale Maßnahme durchführen wollen (Maßnahmenträger) schicken ihre Anträge an die Bundeszentrale, hier werden sie auf Übereinstimmung mit den Bedingungen und auf korrekte Förderbeträge überprüft und zu einem Sammelantrag zusammengefasst. Die Zentralstelle verantwortet die Richtigkeit der Angaben gegenüber den Geldgebern und ist verpflichtet, Unterlagen und Belege, die nicht weitergeleitet werden müssen, ordnungsgemäß aufzubewahren oder deren ordnungsgemäße Aufbewahrung sicher zu stellen, da sie gelegentlich vom Bundesrechnungshof geprüft werden können.
Grundlagen der Bezuschussung
Die Mittelvergabe ist an bestimmte Bedingungen geknüpft, die in den Richtlinien des Kinder- und Jugendplans (RL-KJP) und den Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBestP) beschrieben sind. Nicht alle Teile dieser Richtlinien treffen auf alle Maßnahmen zu. Antragssteller brauchen auch nicht alle Richtlinien im Detail zu kennen – auch dafür gibt es ja die Zentralstellen. Aber es gibt doch Rahmendaten, die bereits bei der Antragsstellung wichtig zu beachten sind, daher hier eine kurze Zusammenfassung.
Wichtige Grundvoraussetzungen sind:
- Die Teilnehmenden sind zwischen 12 und 26 Jahre alt. Nur Leitungspersonen dürfen über 26 Jahre alt sein. Für den Austausch von Fachkräften gelten diese Altersbeschränkungen nicht.
- Die Begegnung findet mit einer festen Partnergruppe statt (mindestens 2/3 der Zeit wird gemeinsam verbracht)
- Die Begegnung hat ein festes Programm das die Partner gemeinsam geplant haben
- Die Begegnung wird von geschulten und erfahrenen Leiterinnen und Leitern geleitet
- Programmdauer: mindestens 5, höchstens 30 Tag (Ausnahmen bitte anfragen)
- Die Gruppengrößen der Gäste und Gastgeber muss ausgeglichen sein (ideal: gleiche Anzahl auf beiden Seiten)
- Gäste und Gastgeber müssen während der Begegnung gemeinsam untergebracht sein (Familienaufenthalt gilt als „gemeinsam untergebracht“)
- Die Träger der Maßnahme müssen für ausreichenden Versicherungsschutz aller Teilnehmenden während der Maßnahme sorgen
Förderung und Antragsfristen (Beispiele; Stand 08/2018)
Israel
Anträge nur über Fachgruppe Israel/Naher Osten
Antragsschluss (Eingang Bundeszentrale): 15.09.2018
Maßnahmen im Inland: 24,00 EUR Tagegeld pro Person/Tag, Flugkostenzuschuss für israelische Gäste 280,00 EUR pro Person
Maßnahme im Ausland: Flugkostenzuschuss für deutsche Teilnehmende 360,00 EUR pro Person
Tschechien
Anträge direkt an die Bundeszentrale
Antragsschluss (Eingang Bundeszentrale): 15.09.2017
Maßnahmen im Inland: 24,00 EUR Tagegeld pro Person/Tag,
Maßnahmen in Tschechien: Reisekostenzuschuss für deutsche Teilnehmende 00,12 EUR pro Person und Kilometer der kürzesten einfachen Strecke zwischen Abfahrt- und Zielort
Russland
Anträge direkt an die Bundeszentrale
Antragsschluss (Eingang Bundeszentrale): 15.09.2017
Maßnahmen im Inland: 24,00 EUR Tagegeld pro Person/Tag,
Maßnahmen in Russland: Reisekostenzuschuss für deutsche Teilnehmende 00,12 EUR pro Person und Kilometer der kürzesten einfachen Strecke zwischen Abfahrt- und Zielort, Ausnahmen: Sibirien (pauschal 550,00 EUR pro Person) und Fernost (pauschal 650,00 EUR pro Person)
Afrikanische Länder
Anträge nur über Fachgruppe Afrika
Antragsschluss (Eingang Bundeszentrale): 01.12.2017
Maßnahmen im Inland: 24,00 EUR Tagegeld pro Person/Tag,
Flugkostenschuss für die ausländischen Gäste auf Anfrage
Maßnahme im Ausland: Reisekostenzuschuss für deutsche Teilnehmende (Flüge) 00,08 EUR pro Person und Luftlinienkilometer (einfach) zwischen Abflug- und Ankunftsflughafen
Ägypten, Palästina und sonstiger Naher Osten
Anträge nur über Fachgruppe Israel/Naher Osten
Antragsschluss (Eingang Bundeszentrale): 01.12.2017
Maßnahmen im Inland: 24,00 EUR Tagegeld pro Person/Tag,
Flugkostenschuss für die ausländischen Gäste auf Anfrage.
Maßnahme im Ausland: Reisekostenzuschuss für deutsche Teilnehmende (Flüge) 00,08 EUR pro Person und Kilometer einfache Luftlinienentfernung zwischen Abflug- und Ankunftsflughafen
Griechenland
Anträge direkt an die Bundeszentrale
Antragsschluss (Eingang Bundeszentrale): aktuell sind Anträge jederzeit möglich (da dieses Sonderprogramm erst in einer Pilotphase ist)
Maßnahmen im Inland: 24,00 EUR Tagegeld pro Person/Tag, Reisekostenzuschuss für griechische Gäste 0,12 EUR pro Person und Kilometer der kürzesten einfachen Strecke zwischen Abfahrt- und Zielort.
Maßnahme im Ausland: 24,00 EUR pro Person/Tag für deutsche Teilnehmende.
Reisekostenzuschuss für deutsche Teilnehmende 00,12 EUR pro Person und Kilometer der kürzesten einfachen Strecke zwischen Abfahrt- und Zielort
Frankreich, China, Japan
auf Anfrage
Polen
Anträge direkt an die Bundeszentrale;
Antragsschluss (Eingang Bundeszentrale): mindestens vier Monate vor Maßnahmen-beginn bzw. spätestens April 2018
Maßnahmen im Inland: Tagegeld zwischen 12,00 und 30,00 EUR pro Person und Tag (je nach Unterbringung).
Maßnahmen im Ausland: Reisekostenzuschuss nach Reisekostenrechner des DPJW.
Globalmittel (die meisten nicht oben erwähnten Länder)
Anträge direkt an die Bundeszentrale
Antragsschluss (Eingang Bundeszentrale): 15.01.2018
Maßnahmen im Inland: 24,00 EUR Tagegeld pro Person/Tag,
Maßnahme im Ausland: Reisekostenzuschuss für deutsche Teilnehmende im europäischen Ausland 00,12 EUR pro Person und Kilometer der kürzesten einfachen Strecke zwischen Abfahrt- und Zielort. Im außereuropäischen Ausland (Flüge) 00,08 EUR pro Person und Kilometer einfache Luftlinienentfernung zwischen Abflug- und Ankunftsflughafen
Alle oben genannten Fördersätze sind Höchstsätze, keine garantierte Förderhöhe! Außerdem beziehen sie sich auf Jugendbegegnungen; Fachkräftemaßnahmen werden anders bezuschusst (bitte anfragen).
Antragsschluss bedeutet, dass zu diesem Zeitpunkt die Anträge komplett und korrekt vorliegen müssen. Da häufig Klärungs- und Korrekturbedarf besteht, ist dies bitte zeitlich einzuplanen.
Fristen
Die Zentralstelle ist an die Fristen der Fördermittelgeber gebunden und daher auch darauf angewiesen alle Unterlagen (vom Antrag bis zum kompletten Verwendungsnachweis) von den Trägern rechtzeitig zu erhalten. Die Termine und Fristen die zwischen den Fördermittel-Verwaltungsstellen und der Zentralstelle gelten, werden seitens der Verwaltungsstellen vorgegeben und sind im Prinzip nicht verhandelbar. Dasselbe gilt auch für Fristen zwischen Träger und Bundeszentrale (Zentralstelle): es liegt in der Verantwortung der Träger Unterlagen fristgerecht und vollständig einzureichen, geschieht dies nicht, kann die Förderung teilweise oder ganz gestrichen werden.
Anträge
Der Antrag ist formal auf den dafür vorgesehenen Antragsformularen einzureichen, zusammen mit einem vorläufigen Programm der Begegnung, wobei darauf zu achten ist, dass sich die thematischen Schwerpunkte, die im Antrag beschrieben sind, auch im Programm wieder finden lassen. Antragsformulare sind in der Bundeszentrale anzufordern.
Verwendungsnachweis (Abrechnung)
Der Verwendungsnachweis (Abrechnung und Berichterstattung) muss der Zentralstelle spätestens 6 Wochen nach Maßnahmenende vorliegen.
Auch für den Verwendungsnachweis gibt es vorgeschriebene Formulare, hier ist zuerst einmal darauf zu achten, dass die grundsätzlichen Angaben sich mit denen des Antrags decken.
Ganz besonders wichtig und unbedingt schon vor und während der Maßnahme zu bedenken sind folgende Punkte:
- Es müssen bei jeder Maßnahme von beiden Gruppen (Gästen und Gastgebern) original Teilnehmendenlisten erstellt werden, die von allen Teilnehmenden persönlich unterschrieben sein müssen
- Alles was gefördert wird, muss belegt sein. Auch bei Pauschalbeträgen müssen die entstandenen Kosten nachgewiesen werden! Für alle zu belegenden Kosten (Fahrtkosten, Unterkunft und Verpflegung, sonstige Kosten) sind Originalbelege vorzulegen. Diese sind nach der obigen Aufteilung zusammengefasst ordentlich und übersichtlich zu gliedern (kleine Belege auf einem DIN-A4 Blatt aufgeklebt) und zu nummerieren. Das heißt bei allen Ausgaben ist darauf zu achten, die Belege zu sammeln und aufzubewahren. Die Belege sind dann mit der gleichen Nummerierung auf einer Belegliste einzutragen.
Ganz wichtig bei Flugkostenabrechnungen: für Flugreisen ist die Flugrechnung einzureichen (Reisebüro oder Internetbuchung), diese muss die Namen der Reisenden enthalten. Ist nur die Anzahl der Flugscheine auf der Rechnung ausgewiesen, müssen alle Bordkarten (Hin- und Rückflug) eingereicht werden.
Alle Einnahmen (andere Zuschüsse, Spenden, Teilnehmendenbeiträge, etc.) müssen selbstverständlich aufgeführt werden. Im Einzelfall ist vorher abzuklären, ob die Förderung mit KJP-Förderung kombinierbar ist.
Versicherungen
VCP-Mitglieder sind bei allen Veranstaltungen des VCP im In- und Ausland Haftpflicht- und Unfallversichert. Für ausländische Gäste ist eine entsprechende Versicherung abzuschließen, falls nicht nachgewiesen wird, dass sie eine solche bereits selbst haben. Für Auslandsreisen empfiehlt sich manchmal (je nach Risiko und Zielland) auch für VCP-Mitglieder eine zusätzlich Versicherung.
Infos zu Richtlinien und Regularien sowie zu Versicherungsfragen erhaltet ihr bei Erzsebet Haris in der Bundeszentrale unter 0561-78437-20 oder erzsebet.haris@vcp.de
