Irrsinn Ehrenamt: Und nach mir die Sintflut? Nachfolgeplanung neu gedacht

von Fabienne Schwartz und Fabian Loske

Wenn man ein Amt im VCP innehat, ist man gut beschäftigt. – Man trägt Verantwortung und will das Beste für die Gruppe, den Stamm, das Land oder den Verband erreichen. Umso wichtiger ist es, sich frühzeitig mit einigen Fragen auseinanderzusetzen: Wer kann nach mir meine Aufgaben übernehmen? Läuft der Laden auch ohne mich?

Wir sind noch weitergegangen und haben uns gefragt: Was können wir jetzt schon tun, damit Menschen fit und mutig werden, unsere Aufgaben zu übernehmen?

Unsere Antwort darauf war ein von uns konzipiertes und durchgeführtes Traineeprogramm:

1. Die Stellen wurden frei und ausführlich ausgeschrieben. Jede*r konnte sich bewerben. Gemeinsam mit dem Bundesvorstand und der Bundesleitung haben wir dann unsere Wahl getroffen.
2. Zusammen mit der Bundesleitung und auf Grundlage der Schulungsrahmenkonzeption haben wir identifiziert, was neue Internationale Beauftragte (ICs) können müssen. Über acht Monate erhielten die Trainees dann digitale Schulungsangebote. Bei diesen abendlichen Modulen wurden gezielt die Akteur*innen als Referent*innen eingebunden, die für die ICs später wichtige Ansprechpartner*innen sind.
3. Gleich von Beginn an waren die Trainees bei allen unseren To dos und Veranstaltungen dabei. Nach und nach haben sie erst kleine, dann größere Aufgaben und schließlich nach acht Monaten unser Amt übernommen.
4. Durch häufige Treffen, Telefonate und regelmäßige Personalgespräche konnten wir flexibel schauen, was die beiden Trainees noch brauchen und wie wir ihre Module gestalten müssen. Diese Gespräche und auch die Module gehen noch über die Übergabe hinaus.
5. Wir haben die Modultermine für neue Mitarbeitende der Bundesleitungen der Ringverbände geöffnet. Dadurch konnten die neuen Referentinnen des VCP im Referat Bildung und die neuen ICs anderer Ringverbände von dem Angebot und wir von ihrer Anwesenheit profitieren.

Was hat uns bewogen, unsere Nachfolgeplanung neu anzugehen?

• Für Pfadis, die vorher noch nicht auf Bundesebene aktiv waren, ist es häufig schwierig „aus dem Stand“ dort anzufangen. Genau diese Menschen wollten wir aber ermutigen, sich auf Bundesebene zu engagieren, denn sie bringen oft wertvolle Erkenntnisse aus der Arbeit in den Stämmen und Ländern mit.
• Ein Engagement in der Bundesleitung bringt viele Möglichkeiten enorm viel in kurzer Zeit zu bewegen und persönlich zu lernen und zu wachsen. Wir haben beide erlebt, dass das am besten möglich ist, wenn man feste und engagierte Ansprechpartner*innen hat, die einen gezielt coachen. „Learning by doing – not by drowning“ (sinngemäß „Lernen durch Handeln – nicht durch Überforderung“) ist unser Ansatz.
• Die Satzung des VCP legt tatsächlich fest, dass zum Ende der Amtszeit eines Vorstands die Arbeit der Bundesebene quasi „auf Null“ gesetzt wird. Ein neu gewählter Vorstand legt (neue) Arbeitsschwerpunkte fest und sucht sich eine entsprechende Bundesleitung, welche wiederum Arbeitsgruppen für die verschiedenen Bereiche zusammenstellt. Wir haben erlebt, dass es einem Führungsgremium guttut, wenn ein paar Menschen von der einen Amtszeit in der nächsten weitermachen. Das war für uns ein Argument, einen IC-Wechsel auch in der Mitte der Amtszeit anzustreben.
• Durch die intensive Aufbereitung all der Dinge die wir weitergeben wollen, haben wir uns selbst komplett neu mit unserem Amt und dessen Gegebenheiten auseinandergesetzt. Wir haben unser letztes Jahr daher nicht tröpfelnd „ausklingen“ oder etwas liegen gelassen, weil die Luft raus war. Wir haben vielmehr ein letztes Mal neuen Atem geholt, Dinge hinterfragt, angetrieben, abgehakt, angestoßen – und vieles davon aus der Motivation heraus, für und mit unseren Nachfolgerinnen einen guten Weg für die Zukunft des Referats zu gestalten. Das Wissen, dass die Mitarbeitenden des Referats und die uns wichtigen Themen bei ihnen in guten Händen sind, motiviert dabei enorm.

Das Traineeprogramm war der erste Versuch, Nachfolgeplanung auf Bundesebene anders anzugehen. Für das Referat Internationales aus unserer Sicht ein voller Erfolg. Ob das Modell auf eure Arbeitsebene im Stamm, im Land oder im Bund anwendbar ist, könnt ihr am besten herausfinden, wenn ihr euch mit dem Thema Nachfolgeplanung („Succession Planning“) einmal intensiver beschäftigt. Vielleicht ja als inhaltlicher Schwerpunkt bei einem nächsten Arbeitstreffen.

Auch die Weltverbände stellen Arbeitshilfen zum Thema Nachfolgeplanung zur Verfügung. Bei WOSM schaut man sich dies unter anderem unter dem Begriff „Adults in Scouting/Adult Life Cycle“ an.

Anja:
„Hat mir super geholfen, mich schnell in die Bundesleitung einzufinden!“ – Anja Blume, seit 2020 Bundesleitungsmitglied Referat Bildung.

Julia: „Als neue Ringe-IC WAGGGS bin ich sehr dankbar, dass das vom VCP entwickelte
Trainee Programm für alle neuen IK-Mitglieder geöffnet wurde und ich somit auch als
Verbandsneutrale Funktionsträgerin der IK teilnehmen durfte.“ – Julia Sieber, seit Dez 2020
Ring-IC RDP

Janin: “Dass sich beim Traineeprogramm alle Verbände sich vorstellen, zeigt nicht nur die Vielfalt im rdp, sondern auch die gute Zusammenarbeit.” – Janin Bassal, stellvertretende Bundesvorsitzende BMPPD

Rachel:
„Es hat mich wahnsinnig gefreut, dass ich als BdP-Mitglied auch die Möglichkeit bekommen habe, an dem Trainee-Programm teilzunehmen. Besonders schön fand ich, dass so viele Expert*innen eingeladen wurden, die uns von ihrer Arbeit und den aktuellen Themen berichtet haben.“ – Rachel Rose, seit Sommer 2020 IC WAGGGS im BdP

Lars Kramm, Vorsitzender WOSM Europa Kommittee
Die Rolle des ICs im Verband ist nicht vergleichbar mit irgend einer anderen Aufgabe im VCP, daher ist eine strukturiere Vorbereitung wichtig und ermöglicht einen schnellen Einstieg und eine effektive Außenvertretung des Verbandes.