VCP-Meet; das neue Videokonferenzsystem des VCP

Wir freuen uns euch unser neues Videokonferenzsystem VCP-Meet vorstellen zu dürfen. Es ist vor Allem dafür gedacht, eine schnelle und einfache Lösung für digitale Gruppenstunden, Stammesrunden und ähnliches zu bieten. Das System ist unter meet.vcp.de zu erreichen und verwendet die frei verfügbare Konferenzsoftware Jitsi.

Jitsi ist eine Software, die Videokonferenzen zwischen zwei oder auch mehreren Teilnehmer*innen ermöglicht. Anders als bei Zoom, MS Teams & Co handelt es sich bei Jitsi um ein Open-Source-Projekt unter Apache Lizenz. Für uns bedeutet das, dass wir Jitsi selbst betreiben und dem Verband zur Verfügung stellen können ohne auf einen externen Anbieter angewiesen zu sein.

Gegenüber unseren Zoom-Räumen hat VCP-Meet, besonders für digitale Gruppenstunden und Ähnliches einige Vorteile:

  1. VCP-Meet Funktioniert ohne Registrierung und Login. Anders als bisher ist es hierdurch möglich zu jeder Zeit eine eigene Konferenz zu starten, ohne vorher einen Termin und Zugangsdaten erfragen zu müssen.
  2. VCP-Meet kann nicht nur über entsprechende Apps, sondern auch direkt aus allen gängigen Browsern benutzt werden. Details hierzu in der Anleitung.
  3. VCP-Meet läuft auf von uns verwalteten Servern, das bedeutet wir müssen uns nicht auf den Datenschutz durch externe Anbieter verlassen sondern haben selbst die volle Kontrolle darüber welche Daten gespeichert werden. Konkret speichern wir nur allgemeine Daten zur Serverauslastung. Alle weiteren Daten wie IP-Adressen oder Konferenznamen werden nur bis zum Ende der jeweiligen Konferenz von uns verwendet.

Wir haben uns bewusst dazu entschiedenen ein System ohne Login zu verwenden um allen eine einfache Nutzung zu ermöglichen. Um die Kapazitäten zu schonen bitten wir euch den Service ausschließlich im Rahmen der Pfadfinder*innenarbeit zu nutzen.

Anleitung

Was benötige ich um VCP-Meet nutzen zu können?

Um VCP-Meet nutzen zu können wird entweder ein entsprechender Webbrowser oder die Jitsi-App benötigt.

Browser:
Unterstützt werden aktuell alle Desktop-Browser die auf Chromium basieren sowie Firefox. Mobile Browser werden nicht unterstützt. Für eine gute Verbindung beziehungsweise um den Server überhaupt nutzen zu können, sollte die verwendete Browser-Version möglichst aktuell gehalten werden.

Eine Auswahl nutzbarer Browser:

App:
Alternativ zu einem passenden Browser kann auch die Jitsi-App verwendet werden. Diese steht für iOS und Android in den jeweiligen Stores zur Verfügung:

Für MacOS, Windows und Linux kann die passende Anwendung im GitHub Projekt heruntergeladen werden.

Hinweis: Unter MacOS und Windows führt die Installation zu einer Warnung, dass es sich um Software eines nicht identifizierten Entwicklers handelt. Diese Benachrichtigung ist in diesem Fall beabsichtigt und kein Grund zur Sorge.

Wie starte ich eine Konferenz?

Browser:
Unter meet.vcp.de kann einfach durch die Eingabe eines Namens eine neue Konferenz angelegt werden. Die neu angelegte Konferenz kann dann einfach durch Weitergabe der Adresse geteilt werden. Die Adresse findet sich in der Adressleiste des Browsers oder unten rechts hinter der “i”-Schaltfläche.

Alternativ kann auch einfach der Name einer Konferenz an die Adresse unseres Servers angehängt werden. (Beispiel: meet.vcp.de/MeineKonferenz) Wird der Link aufgerufen wird dann automatisch eine passende Konferenz erstellt.

App:
In der App sollte bei der ersten Benutzung unter “Einstellungen” im Feld “Server URL” die Adresse des VCP Servers eingetragen werden (https://meet.vcp.de). Neue Konferenzen können dann einfach durch Eingabe des gewünschten Konferenznamens gestartet werden. Alternativ kann auch die volle Adresse einer Konferenz angegeben werden.

Erste*r in der Konferenz sein:

Da VCP-Meet keinen Login verwendet, ist die erste Person in einer Konferenz auch automatisch Moderator*in dieser. Diese Rolle erlaubt es unter anderem Teilnehmer*innen aus der Konferenz zu entfernen, kann aber auch an andere Personen weitergegeben werden.

Wie verhindere ich, dass fremde Personen meiner Konferenz beitreten?

Name der Konferenz:

Als Konferenznamen sollte ein eindeutiger Name verwendet werden um zu verhindern, dass beispielsweise eine andere Gruppe zufällig zur selben Zeit den selben Raum nutzen möchte. Eine Konferenz mit dem Name “Gruppenstunde” ist also eine schlechte Wahl, passender wäre Beispielsweise “Gruppenstunde-Rudel-Igel”.

Passwort vergeben:

In einer Konferenz selbst kann rechts unten über die Schaltfläche “i” ein Passwort für eine Konferenz vergeben werden. Neue Teilnehmer*innen können dann nur noch beitreten, wenn sie das korrekte Passwort kennen.

Wie wird der Datenschutz sichergestellt?

VCP-Meet läuft auf Servern in einem Rechenzentrum in Deutschland, die wir über einen Hoster angemietet haben. Das Bedeutet, dass wir die Server zwar nicht physisch besitzen aber die volle Kontrolle über die darauf verwendete Software haben. Zum betrieb der Server besteht zwischen Hoster und VCP ein entsprechender Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung.
Bei der Konfiguration unserer Server haben wir besonders auf Datensparsamkeit geachtet. Konkret bedeutet das, dass wir keinerlei personenbezogene Daten speichern, da wir sie zum Betrieb der Server nicht benötigen. Aufgezeichnet werden lediglich einige allgemeine Statistiken der Server (Prozessorauslastung, verwendete Bandbreite etc.). Alle weiteren Daten wie IP-Adressen oder Konferenznamen werden nur bis zum Ende der jeweiligen Konferenz von uns verwendet.

Wofür ist VCP-Meet gedacht?

VCP-Meet ist in erster Linie dazu gedacht Gruppenstunden und andere VCP-Aktionen durchzuführen. Die Kapazitäten der Systeme sind nicht endlos, daher appellieren wir an euch ihn auch wirklich nur hierfür zu verwenden.
Solltet ihr planen den Server für eine Veranstaltung mit vielen Teilnehmer*innen bzw. vielen parallelen Konferenzen zu nutzen meldet euch bitte bei tobias.schwick@vcp.de

Warum ein neues System zu den bestehenden Zoom-Zugängen?

Kurz nach Beginn der Corona-Beschränkungen hat die Bundesleitung beschlossen als schnelle Abhilfe für digitale Veranstaltungen einige Zoom-Lizenzen für Gruppenstunden u. Ä. zur Verfügung zu stellen. Einer der Nachteile dieser Zoom-Zugänge ist, dass die Anzahl gleichzeitiger Konferenzen durch die Anzahl unserer Lizenzen beschränkt ist. Konferenzen müssen deshalb vorher in der Bundeszentrale angemeldet und dort eingerichtet werden. Erschwerend kommt hinzu, dass Zoom nur über die zugehörige Zoom-App genutzt werden kann.
Ein weiterer Aspekt ist der Datenschutz. Nach eigenen Angaben arbeitet Zoom DSGVO-Konform. Trotz der DSGVO-Konformität ist (wie auch bei den meisten anderen Anbietern) jedoch nicht transparent nachvollziehbar welche Nutzerdaten zu welchen konkreten Zwecken erhoben und weitergegeben werde.
Aus den oben genannten Gründen hat sich der Bundesrat Ende Mai dafür ausgesprochen mögliche Alternativen zu Zoom zu prüfen.
Als Alternative wurde letztendlich VCP – Meet eingerichtet, da hier keine lizenzbedingten Beschränkungen bestehen und jeder Zeit eigene Konferenzen angelegt werden können. Außerdem ist am Computer auch eine Nutzung über die meisten regulären Browser möglich. Auch mit Blick auf den Datenschutz handelt es sich hierbei um eine gute Lösung, da wir den verwendeten Server selbst Verwalten und somit die Kontrolle über die Speicherung von Daten haben. (Siehe auch: “Wie wird der Datenschutz sichergestellt?”)

Weiter Informationen für Interessierte:
Die Website des Jitsi – Meet Projekts: jitsi.org
Das GitHub-Profil des Projekts: github.com/jitsi

Probleme mit VCP – Meet oder noch Fragen offen?

tobias.schwick@vcp.de