Ihr Lieben, es folgt der dritte und abschließende Teil meiner kleinen Rundreise durchs VCP-Bundesarchiv:
2019 konnten endlich alle an unterschiedlichen Orten ausgelagerten Materialien und Unterlagen im jetzigen Magazinraum vereinigt werden. Seitdem bin ich eigentlich am Auflösen dieser knapp 3.300 Schachteln und Kisten und am Neusortieren des Inhalts unter Berücksichtigung der im Vorfeld definierten Kriterien.
Inzwischen konzentrieren wir uns hier im Archiv nämlich auf Materialien und Unterlagen des VCP und seiner Vorgängerverbände. Wir sammeln also keine Dinge mehr von Verbänden, wenn diese z. B. ebenfalls ein Archiv führen. Selbstverständlich heben wir auch ausgewählte Unterlagen und Materialien zur allgemeinen Pfadfindengeschichte auf.
Und natürlich gibt es Ausnahmen, die wir in Sammlungen zusammenfassen. Das sind z. B. Abzeichen, Kluften, Liederbücher, Fotos, Bücher, Postsachen, Kalender, Spiele, Karikaturen, Kunstwerke, Musik und Ausrüstungsgegenstände. Solche Sammlungen haben sich aus dem Bestand ergeben und machen auch Sinn für die Arbeit des Archivs und für das Recherchieren hier.
Dass wir nicht alles aufheben können liegt einfach daran, dass wir nicht über endlos viel Platz verfügen und das Aufbewahren der Sachen natürlich auch Geld und Arbeitszeit kostet. Schließlich müssen wir alles sachgerecht ablegen, verzeichnen und uns drum kümmern.
Meine praktische Arbeit sieht so aus, dass ich mir ein Regalfach mit alten Schachteln vornehme – das sind ca. 15 Stück, den Inhalt kurz begutachte und dann material- und themenbezogen neu ablege. In den Schachteln findet sich oftmals nicht nur Schriftgut (Akten, Korrespondenz, etc.), sondern auch Abzeichen, CD-Rs, Plakate, Kleidung, also alles Mögliche. Alles was kein Schriftgut ist, wird an die passenden Stellen im Archiv verbracht und dort auch entsprechend beschriftet. Für Plakate und große Fahnen haben wir ein extragroßes Regal, selbstgebrannte CD-Rs aber kopiere ich in der BuZe auf den Server und schreddere sie dann – die halten ja leider nicht lange. Der Inhalt manch einer älteren CD-R war bereits nicht mehr lesbar und ist somit verloren.
Das Schriftgut aus den alten Schachteln schau‘ ich dann kurz durch, sortiere es nach Themen und lege es entweder zu bereits angelegten Themen oder erstelle ein neues. Das können Veranstaltungen, Treffen und Fahrten sein, Unterlagen zu Referaten oder Projektgruppen, etc. Normalerweise würde ich die Unterlagen jetzt bereits von störenden Materialien befreien. Das sind Tackernadeln, Büroklammern und Kunststoffhüllen. Besonders das Rausziehen der Papiere aus den Kunststoffhüllen ist recht zeitaufwändig, da es wohl einmal Mode war, jedes einzelne Blatt einer Akte in eine solche zu schieben. Das war zum einen oftmals unnötig und außerdem ist Papier hygroskopisch. Es zieht also Feuchtigkeit aus der Umgebung an. Die bleibt dann in der Hülle und zusammen mit den Inhaltsstoffen des Kunststoffs der Hülle schädigt das das Papier. Das aufgelöste Schriftgut eines neuen Themas kommt dann in eine neue Schachtel, die beschriftet und was in einer meiner vielen Listen erfasst wird.
Ähnlich gehe ich auch mit Materialien um, die uns für das Archiv angeboten werden, die uns also jetzt erreichen. Da mache ich zunächst eine Eingangsliste und erfasse sie in unser Eingangsbuch. Dort bekommen sie eine Eingangsnummer, die auch auf den Archivalien steht und so können die Materialien also immer zurückverfolgt werden. Der Rest passiert dann wie oben beschrieben.
Wenn ich dann die Altlasten des Archivs aufgelöst und vorsortiert habe, werden die neu angelegten Schachteln in die Hand genommen und es folgt die Feinsortierung mit Erfassung des Inhalts in die Datenbank. Konvolute werden dann auch in sog. Jurismappen abgelegt. Die Vorsortierung habe ich hoffentlich Ende nächsten Jahres abgeschlossen – noch sind ca. 1.500 Schachteln aufzulösen.
Und weil das Auflösen der Schachteln nicht sonderlich befriedigend ist, habe ich teilweise bereits mit der Feinsortierung von Teilbereichen begonnen (VCP-Bundesversammlungen, VCP-Bundesrat, VCP-Bundesleitung) und kümmere mich auch intensiver um die Plakate, Textilien, Abzeichen, Postsachen, Bücher und Liederbücher sowie momentan verstärkt auch um die Tonträger hier. Das sind eine Menge von Audiokassetten, Tonbändern, Schallplatten und (selbstgebrannten) CDs.
Demnächst werde ich mit der Digitalisierung der Audiokassetten beginnen. Danach sind die Tonbänder dran und zwischendurch kopiere ich die selbstgebrannten Audio-CDs auf unseren Server. Dort entsteht nach und nach ein digitales Archiv, auch weil natürlich in den vergangenen Jahren digitale Dokumente die analogen vielfach abgelöst haben. Fotos und auch Filme werden wir in absehbarer Zeit aber nicht digitalisieren. Das ist ein sehr umfangreiches Thema und etwas aufwändiger.
Ich glaube, das Wichtigste zur Arbeit im VCP-Bundesarchiv habe ich hier zusammengefasst. Es ist eine sehr spannende Aufgabe! Meldet euch bei mir, wenn ihr dazu noch Fragen habt und natürlich auch, wenn ihr etwas zur Geschichte des Pfadfindens recherchiert. Ich hoffe, dass ich euch dabei dann helfen kann. Und wenn ihr selbst ein Archiv für eure Gruppe, euren Stamm, Bezirk oder euer Land anlegen wollt, unterstütze ich euch gerne. Auch verwahren wir natürlich Materialien und Unterlagen hier, die ihr nicht mehr selbst aufheben möchtet. Solltet ihr auf andere Pfadis treffen und die Sprache kommt aufs Aufbewahren alter Pfadi-Dinge, dann schickt sie gerne zu mir! Und vor allen Dingen: Wenn ihr mal in Kassel seid, meldet euch bei mir und wir machen eine kleine Tour durchs Archiv.
Bernd
